Wie du Dinge effizient erledigst – 5 Tipps

Die To-Do’s häufen sich ins Unermessliche und du hast komplett den Überblick verloren? Es steht ein großes Projekt an und du hast keine Ahnung, wie du es angehen sollst? Oder bist du bereits mitten drin, kommst aber im Zeitplan einfach nicht mehr hinterher?

Dann ist dieser Artikel für dich geschrieben! 🙂 Bei mir laufen grade viele Dinge gleichzeitig: Übersiedlung, Job, Studium, Blog, Buchprojekt, Theaterprojekt, Zeit mit der Familie, etc. – Oft höre ich: „Wie packst du das alles gleichzeitig, ohne in Zeitverzug zu kommen?“ Nun, ich zeige dir heute meine Strategie in Form von 5 Tipps, wie du organisierter und effizienter Dinge erledigt bekommst.

1. To-Do-Listen

dinge-erledigen00002To-Do-Listen können Wunder wirken, und zwar insbesondere dann, wenn du den Überblick über ein Projekt verloren hast. Außerdem ist es jedes Mal ein gutes Gefühl, wenn man einen erledigten Punkt von der Liste streicht.

Folgendes solltest du bei der Erstellung deiner Liste allerdings beachten: Schreib zunächst einfach alles auf, was dir an einzelnen Arbeitsschritten und To-Do-Punkten zu deinem Projekt einfällt. In einem zweiten Schritt priorisierst du die Punkte nach Wichtigkeit bzw. nach Dringlichkeit. Dies kannst du beispielsweise mit einem bestimmten Farbcode machen (zB. rot für sehr wichtig, orange für wichtig, grau für neutral) oder einfach durch das Hinzufügen einer Deadline. Generell empfehle ich Dir, Deadlines immer einige Tage vor der eigentlichen Deadline anzusetzen – wie wir alle wissen, kann einem immer irgendetwas Unvorhergesehenes dazwischen kommen. Wichtig ist, dass du die für dich früher angesetzte Deadline ernst nimmst und versuchst, sie einzuhalten – es erspart dir einiges an Nerven und lässt dich entspannter durch deine To Do’s gelangen.

Eine sehr hilfreiche (und kostenlose!) App fürs Smartphone, Tablet und Computer ist „Wunderlist“ – es ist deine digitale To Do-Liste, die dich an einzelne Punkte und Fristen erinnert, wenn du das möchtest, und du kannst deine To Do-Listen auch mit anderen Usern gemeinsam nutzen und bearbeiten (was beispielsweise bei einem Arbeitsprojekt oder bei privaten Events wie Übersiedelungen oder Hochzeiten sehr praktisch ist).

2. Ordne dir das Chaos unter – durch Unterordner!

dinge-erledigen00003Nichts ist lähmender als ein Email-Eingang mit tausenden Emails, zurückgehend bis ins Jahre Schnee. Ähnlich bremsend wirken Laden vollgestopft mit Hunderten einzelnen Zetteln, ungeöffneten Briefen, alten Rechnungen, etc.

Lege dir eine sinnvolle Ablagestruktur zu – bei Zetteln empfehle ich, Mappen anzulegen mit einzelnen Unterkategorien wie:

  • Rechnungen: nur bezahlte und wichtige (wie etwa von Produkten, wo du Garantie hast). Die Jausenbrot-Rechnung vom Supermarkt schmeißt du gleich weg (außer du brauchst sie für deine Steuerabrechnung).
  • Verträge: Fitnesscenter-Abo, Zulieferer, Streaming-Dienste, etc.
  • Gesundheit: Blutbilder, Arztbefunde, Arztrechnungen, etc.
  • Job: Lohnzettel, Dienstverträge, Arbeitszeugnisse, etc.
  • Wohnen: Mietvertrag, Internetvertrag, Betriebskosten, Handwerker, etc.
  • Bank/Finanzen: Bausparvertrag, Kontoauszüge (nur aktuelle!), Kredit, Polizzen, etc.
  • jede weitere Kategorie, die für dich und deinen Lebensstil passend ist – etwa „Uni“, „Kunden“, „Haustier“, „Kinder“, etc.

Wichtig ist auch, dass du Briefe immer zeitnah öffnest und eines der folgenden drei Dinge tust:

  • Wegschmeißen! (zB. Werbung)
  • To-Do-Stapel (oder wenn möglich gleich erledigen) 
  • Ablegen in die Mappe – bei rein informativen, aber wichtigen Schreiben (etwa, wenn sich Polizzen verändern oder du über wichtige AGB-Änderungen informiert wirst) und alles, was du erledigt hast (bezahlte Rechnungen, etc.)

Beim Email-Eingang machst du es im Prinzip genauso – lege dir sinnvolle Unterordner in deinem Postfach an und verschiebe Emails, die du fertig bearbeitet/beantwortet hast, in die jeweiligen Ordner! Emails, die du noch bearbeiten musst und die du noch nicht gleich erledigen kannst (zB. weil du erst etwas abklären musst, etc.), markierst du dir als To-Do und lässt sie im Posteingang. Jedes moderne Email-Programm bietet hier eine passende Funktion: Entweder farbige „Fähnchen“ oder auch „Rufzeichen“ bzw. „Häkchen“.

Noch ein Tipp: Bei jedem Newsletter, der dir auf die Nerven geht, klicke ganz unten (meist in kleiner Schrift) auf den Link „Newsletter abbestellen“ bzw. „Unsubscribe“ – so hast du nach einer gewissen Zeit wirklich nur noch relevante Emails in deinem Eingang.

3. Vom Kleinen zum Großen, vom Leichten zum Schweren

Tagebuch2Nehmen wir an, es gibt 10 Dinge, die du relativ zeitnah erledigen musst. Von diesen 10 Dingen sind wahrscheinlich einige Punkte dabei, die sich rasch und einfach erledigen lassen und ein paar andere, die zeitintensiver und umfassender sind. Manche Menschen arbeiten sich gerne chronologisch durch To Do’s – egal wie zeitintensiv die einzelnen Punkte sind! Das führt dann dazu, dass sie ewig am ersten oder zweiten Punkt festhängen, und sich der Rest schließlich gar nicht mehr oder nur halbherzig ausgeht.

Ich empfehle dir, es genau andersrum anzugehen! Nimm dir den kleinsten Punkt her, also den, der sich am leichtesten erledigen lässt. Dann streichst du ihn von deiner Liste, genießt das angenehme Gefühl, etwas geschafft zu haben und nimmst den nächsten einfachen Punkt her. Du erledigst ihn mit Leichtigkeit und schon wieder darfst du dich freuen! Die Liste an To Do’s wird kürzer, dein Selbstvertrauen wächst. Und mit diesem Schwung gehst du schließlich an die größeren Punkte heran.

4. Trenne dich regelmäßig von altem Ballast!

dinge-erledigen00001Nimm dir ein Mal pro Jahr deine Mappen her und blättere sie durch. Schmeiß alles weg, was veraltet oder überholt ist, wie etwa:

  • Rechnungen von Produkten, die du gar nicht mehr besitzt oder deren Garantie verjährt ist;
  • inaktive Verträge;
  • alte Kontoauszüge;
  • Mietvorschreibungen von Wohnungen, wo du nicht mehr wohnst; etc….

Löse dich auch regelmäßig von Dingen und Gegenständen in deiner unmittelbaren Arbeits- und Wohn-Umgebung. Häufe keine unbenötigten und ungeliebten Dinge an. Räume regelmäßig (zumindest den Arbeitsbereich) auf. Gerade der Arbeitsbereich sollte klare Linien, freie Flächen und etwas Freiraum aufweisen – unsere Umgebung wirkt unbewusst auf uns ein und es tut gut, wenn unser Geist nicht ständig durch äußere Reize abgelenkt wird oder vom umgebenden Chaos „mitgerissen“ wird in ein Gedankenchaos.

5. Pausen einlegen

Floaten 6Klingt paradox, hilft aber: Regelmäßige Pausen steigern deine Effizienz! Es bringt nichts, wenn du 12 Stunden durchgehend an einer Sache arbeitest, dich die letzten vier davon aber nicht mehr konzentrieren kannst und „nichts G’scheites“ mehr dabei rauskommt. Achte auf deinen Energiehaushalt und mache regelmäßig 10-20 Minuten Pausen – beweg dich, trink und iss etwas, atme tief durch, höre Musik, geh spazieren. Danach kommst du erfrischt zurück und arbeitest konzentriert (und dadurch schneller!) weiter. Du kannst auf diesem Weg in 5 Stunden mit Pausen mehr schaffen als in 8 Stunden ohne Pausen.

Viel Erfolg wünsch ich Dir bei deinen Projekten und: Du packst das! 🙂

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